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重庆知识产权认证-知识产权文件控制程序

2020-02-24 07:27:01 504次浏览

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知识产权文件控制程序

IPGL-01-15

1 目的

对知识产权管理体系有关的所有文件进行有效控制,防止知识产权管理体系运行的各个场所使用无效版本的文件,确保与知识产权管理体系有关的所有文件处于受控状态,确保知识产权管理体系有效运行。

2 范围

本程序规定了知识产权管理体系文件控制的原则和方法。 本程序适用于公司与知识产权管理体系有关的所有文件的控制,也包括相应的外来文件。

3 引用标准

企业知识产权管理规范

4 职责

4.1总经理负责批准发布公司知识产权管理手册、程序文件和年度目标;

4.2管理者代表负责审核公司知识产权管理手册、程序文件和年度目标;

4.3办公室本程序归口管理部门,其职责为:

4.3.1负责监督公司所有归档文件的发放、回收、作废、销毁工作;

4.3.2负责组织各部门对所负责的受控文件进行年度评审,确保文件的有效性。

4.3.3负责本部门第三层次文件的编制、审核、更改及管理工作;

4.3.4负责收集国家相关政策法规并传递给知识产权管理部门。

4.4知识产权管理部门

4.4.1负责组织公司知识产权管理手册、程序文件的编制、更改工作;

4.4.2负责监督管理各职能部门知识产权管理体系运行过程的记录进行。

4.5研发部门

4.5.1负责本部门知识产权程序文件的编制、审核、更改及管理工作;

4.5.2负责研发阶段专利挖掘相关文件管理和专利申报相关文件准备工作。

4.6保密部门

4.6.1负责公司商业秘密程序文件编制、审核、更改及管理工作;

4.6.2 负责商业秘密记录审核及各部门商业秘密保密工作审核。

5 工作程序

5.1文件的分类

5.1.1按文件来源分:内部文件、外来文件。

5.1.2按文件受控状态分:受控文件、非受控文件。

5.1.3按文件类别分:

a)知识产权管理手册;

b)知识产权管理体系程序文件;

c)公司内部支持性管理文件(包括公司规章制度等);

d)外来文件:知识产权局下发文件,相关法律法规,知识产权相关政策文件等。

5.2 文件编号

5.2.1知识产权管理手册编号:

IPGL.XX-XXXX

其中,XX为公司缩写

-XXXX为年份

5.2.2知识产权程序文件编号:

IPGL-XX

其中,XX流水号。

5.2.3表单、表格的编号:

体系记录表单的编号为IPJL×××-××,说明如下:

5.3文件的编制、审批和发布

5.3.1公司的知识产权管理手册、知识产权管理体系程序文件和支持性管理文件的编制依据《公司文件编制管理办法》及本程序相关规定执行。

5.3.2公司知识产权管理手册和程序文件由知识产权管理部门负责组织编写,管理者代表审核,总经理批准发布。

5.3.3研发及项目过程产生的知识产权记录,原始文件,图纸等由研发部,技术部等相关业务部门进行,知识产权申报需要报知识产权管理部门审批管理。

5.3.4公司商业秘密管理程序文件和管理工作由保密办进行,各部门相关的记录和工作流程由保密办进行审核管理。

5.4文件的发放

5.4.1需要发放的公司正式文件,文件编制部门应填写“文件借阅表”,经主管部门和知识产权管理部门审核,知识产权管理者代表批准后,由办公室按照文件发放范围将文件登记、发放给相关部门或相关人员,原稿文件由办公室负责归档、保存。

5.4.2 公司内部与知识产权管理体系有关的正式文件均为受控文件,发放至相关部门或外部的知识产权管理体系文件必须注有分发顺序号并加盖“受控”印章。

5.4.3 作为资料和信息发给客户或公司委托的代理机构的文件为非受控文件,由编制部门主管审批后编号发放。

5.4.4使用中的文件破损严重,影响使用时,应到办公室办理更换手续,交回破损文件,补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号,办公室负责将破损的原文件销毁。 5.4.5若文件使用人将文件丢失,应到办公室重新办理领用手续,办公室在补发文件时应给予新的分发号,并注明丢失文件的分发号作废。必要时将作废文件的分发号通知各部门,防止误用。

5.4.6“受控”、“作废”、“失效留用”等印章由办公室统一管理和使用。

5.5文件的更改

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